Copyright Power International zoekt Office Coördinator / Personal Assistant

Wij zijn op zoek naar een gedreven individu om ons team te versterken in de rol van Office Coördinator. Als Office Coördinator binnen ons bedrijf ben je een essentiële schakel in het soepel laten verlopen van diverse administratieve en operationele processen. Je ondersteunt het team op verschillende vlakken en draagt bij aan de efficiëntie van onze bedrijfsvoering. In deze veelzijdige rol combineer je taken op het gebied van office management, projectondersteuning én personal assistance voor het managementteam.

Jouw taken omvatten onder andere:

• Personeelszaken beheren: Je verwerkt verlofaanvragen, draagt zorg voor het inwerken van nieuw personeel en ondersteunt bij de ontwikkeling van het team door het organiseren van trainingen.
• Personal Assistant: Je plant vergaderingen en externe afspraken, houdt de jaarplanning up-to-date en biedt ondersteuning op zowel kantoor- als persoonlijk niveau aan het managementteam. Je fungeert als rechterhand van het management door proactief mee te denken en hun dagelijkse werkzaamheden te ontzorgen.
• Woonplaatsverklaringen en informatie verzamelen: Je verzamelt benodigde informatie en zorgt voor correcte verwerking bij relevante instanties.
• Deadlinebeheer: Je bewaakt de voortgang van projecten en zorgt ervoor dat deadlines worden behaald.
• Beheren van algemene mailboxen: Je behandelt inkomende correspondentie en zorgt voor tijdige opvolging.
• Algemene kantoorfaciliteiten: Je faciliteert bij het beheer van post, voorraad en kantoorruimtes en organiseert bedrijfsevenementen.
• Kerstattenties en verjaardagsattenties verzorgen: Je zorgt voor passende attenties rondom feestdagen en verjaardagen van medewerkers en klanten.
• Plannen en coördineren van beursdeelnames: Je ondersteunt bij de organisatie van beursdeelnames en regelt de bijbehorende logistiek en documentatie.
• Begeleiden van meetings en notuleren: Je assisteert bij het leiden van vergaderingen en legt deze nauwkeurig vast.
• Up-to-date houden van werkprocessen in SLAB: Je draagt zorg voor een efficiënt gebruik van het softwareprogramma binnen het team.
• Juridisch administratieve ondersteuning: Je stelt standaarddocumenten op en verwerkt deze correct.
• Facturatie: Je bent verantwoordelijk voor het beheren en verzenden van uitgaande facturen en de opvolging van betalingen.
• Projectleiding: Je neemt zelfstandig de leiding over diverse projecten en bewaakt de uitvoering en evaluatie van projectdoelstellingen.