Copyright Power International zoekt Management Assistant
Vereiste ervaring
2 jaar
Opleidingsniveau
MBO
Standplaats
Amsterdam
Aantal uur / periode
40 uur per week
Salarisindicatie
Nader te bepalen
Copyright Power International
Copyright Power International is een onafhankelijke muziekuitgeverij in Amsterdam. Met een klein en gedreven team werken we wereldwijd voor componisten, songwriters, artiesten, labels en muziekbedrijven.
Copyright Power International zoekt Management Assistant
Copyright Power International is een onafhankelijke full-service muziekuitgeverij in Amsterdam. Vanuit een compact en ambitieus team vertegenwoordigen we componisten, producers, publishers, muziekproductiebedrijven en labels in binnen- en buitenland.
We combineren muziekrechten, technologie en persoonlijke service en werken dagelijks met makers en partners over de hele wereld. We zijn professioneel, maar niet corporate: de lijnen zijn kort, ideeën kunnen snel worden uitgevoerd en iedereen draagt zichtbaar bij aan het bedrijf.
About the job
Als Management Assistant zit je midden in Copyright Power International. Je werkt direct samen met onze Founder & CEO en General Manager, organiseert internationale beurzen en zakenreizen, helpt events en writing camps neerzetten en zorgt dat het team en kantoor soepel draaien. We zoeken iemand die energie krijgt van regelen, vooruitdenken en organiseren. Iemand die makkelijk schakelt tussen verschillende mensen en onderwerpen, overzicht houdt als er veel tegelijk gebeurt en het leuk vindt dat geen week precies hetzelfde is.
In deze rol ben jij de organisatorische spil achter het management en het team. Je zorgt dat afspraken goed zijn voorbereid, acties worden opgevolgd en praktische zaken geregeld zijn voordat iemand erom hoeft te vragen. Je ondersteunt daarnaast commerciële en organisatorische processen en krijgt daardoor veel mee van wat er binnen het bedrijf speelt, zonder zelf verantwoordelijk te zijn voor sales, strategie of personeelsbeleid.
Waar ga je je onder andere mee bezighouden?
- Je beheert en coördineert de zakelijke agenda's van de Founder & CEO en General Manager en zorgt dat afspraken logisch worden ingepland.
- Je bereidt interne en externe meetings voor, verzamelt informatie en houdt besluiten, actiepunten en deadlines bij.
- Je organiseert internationale beurzen en zakenreizen van A tot Z: van vluchten, hotels en restaurants tot dagplanningen en praktische informatie.
- Je onderzoekt vooraf welke bedrijven, publishers, societies, partners en potentiële klanten interessant zijn om tijdens een beurs of reis te ontmoeten en helpt relevante afspraken in te plannen.
- Je maakt korte en bruikbare bedrijfs- en contactprofielen ter voorbereiding op afspraken en verwerkt na afloop notities en vervolgacties.
- Je helpt bij het organiseren van writing camps, klantbijeenkomsten, teamuitjes, verjaardagen en eigen events en bewaakt daarbij planning, uitnodigingen, leveranciers en draaiboeken.
- Je ontvangt bezoekers, klanten, makers en partners gastvrij en zorgt dat meetings en vergaderruimtes goed zijn voorbereid.
- Je beheert algemene mailboxen, handelt praktische vragen af en zorgt dat andere verzoeken snel bij de juiste collega terechtkomen.
- Je zorgt samen met het team dat ons kantoor goed georganiseerd is en schakelt waar nodig met gebouwbeheer, leveranciers en andere externe partijen.
- Je beheert merchandise, relatiegeschenken en interne attenties en zorgt dat deze op het juiste moment worden besteld en verstuurd.
- Je ondersteunt bij praktische personeelsadministratie, zoals verlofregistratie, teambezetting en onboarding en offboarding.
- Je helpt werkafspraken, checklists en planningen actueel en overzichtelijk te houden in Microsoft 365 en SharePoint.
Dit is wie je bent
- Je hebt MBO/HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Office Coordinator, Event Assistant of in een vergelijkbare rol.
- Je bent energiek, sociaal en professioneel en vindt het leuk om de spin in het web te zijn.
- Je bent proactief en zelfstandig: je wacht niet af, maar ziet wat nodig is en pakt het op.
- Je bent sterk in organiseren, plannen en prioriteiten stellen en houdt overzicht als er veel tegelijk gebeurt.
- Je bent nieuwsgierig en kunt informatie snel onderzoeken, beoordelen en samenvatten.
- Je schakelt makkelijk met verschillende mensen: van collega's en leveranciers tot componisten, klanten en internationale partners.
- Je bent servicegericht en gastvrij, maar durft ook duidelijk te zijn wanneer je informatie, bevestigingen of deadlines nodig hebt.
- Je werkt zorgvuldig en discreet met vertrouwelijke informatie.
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je werkt makkelijk met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint. Ervaring met SharePoint is een pré.
- Je vindt het leuk om voornamelijk op kantoor te werken en bent incidenteel beschikbaar buiten reguliere werktijden voor bijvoorbeeld een belangrijk event of writing camp.
- Affiniteit met muziek, creativiteit en de internationale muziekindustrie is een sterke pré.
Dit is wat je krijgt
- Een afwisselende en zichtbare functie midden in een internationale muziekorganisatie.
- Directe samenwerking met de Founder & CEO en General Manager en daardoor veel inzicht in verschillende kanten van het bedrijf.
- Veel zelfstandigheid en ruimte om zelf structuur aan te brengen en dingen slimmer te organiseren.
- De mogelijkheid om je verder te ontwikkelen in managementondersteuning, events en office- en operationscoördinatie.
- Een enthousiast en betrokken team met korte lijnen en muziek als verbindende factor.
- Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, opleidingsmogelijkheden en een fiets- en sportplan.
- Een salaris passend bij jouw ervaring en de functie.
- Een functie van 40 uur per week, voornamelijk vanuit ons kantoor in Amsterdam. Gedeeltelijk thuiswerken is in overleg mogelijk.
- Een arbeidsovereenkomst voor 7 maanden met uitzicht op een vast dienstverband.
Solliciteren
Krijg je energie van deze rol en herken je jezelf in het profiel? Dan horen we graag van je. Stuur je motivatie en CV via de sollicitatieknop. We kijken uit naar je reactie!
Copyright Power International biedt gelijke kansen aan alle kandidaten. Selectie vindt plaats op basis van ervaring, kwaliteiten en geschiktheid voor de functie.
Work Talks
Wil je een stap vooruit zetten in je carrière? Ben je op zoek naar meer dan alleen reguliere coaching? Bij ons, Vacature Via, kun je dan in gesprek met 1 van onze experts.
Is deze job
perfect voor
jou?
Klinkt deze functie als muziek in je oren en wil jij graag hier werken? Of ken jij iemand die perfect is voor deze job? Klik dan snel op een van de onderstaande buttons! #yousnoozeyoulose
Jammer, deze vacature is verlopen!
Je kunt niet meer reageren op deze vacature.
