NV Zeedijk zoekt Medewerker vastgoedadministratie & contractbeheer

Heb jij oog voor detail en zoek je een uitdagende functie? Wij zijn op zoek naar iemand die al het contractbeheer in onze organisatie voor haar of zijn rekening neemt! Een uitdagende en zeer afwisselende functie. Jij zal nauwe contacten onderhouden met eigenaren, huurders en leveranciers en alle administratieve processen daaromheen goed onderhouden. Je werkt in een betrokken team van vier personen, waarin samenwerking, korte lijnen en persoonlijke verantwoordelijkheid belangrijk zijn. 

Werken in deze kleine organisatie vergt veel flexibiliteit van iedereen, dus ook van jou. Geen dag is hetzelfde, en soms moet je ad-hoc schakelen. Je vervult een sleutelrol in het beheren en optimaliseren van contracten, het onderhouden van huurdersrelaties en het stimuleren van verbeteringen. Jouw werk heeft directe impact op de kwaliteit van ons vastgoedbeheer.

Wat ga je doen?

• Je verzamelt alle informatie die benodigd is om de diverse soorten contracten op te kunnen stellen;
• Je stelt standaard overeenkomsten op voor verkoop, huur en verhuur, (erf)pacht, opstalrechten en erfdienstbaarheden;
• Je administreert alle contractgegevens;
• Je hebt goede kennis van Excel en kunt gestructureerd werken met overzichten en contractadministraties;
• Je zorgt ervoor dat alles wat in contracten is vastgelegd toegankelijk blijft voor alle betrokkenen en goed vastgelegd en (digitaal) gearchiveerd is;
• Je houdt de eventuele wijzigingen bij die zich voordoen tijdens de looptijd van een contract;
• Je verzorgt de afwikkeling van notariële aktes en houdt dossiers bij;
• Voor zover nodig zorg je voor het laten opstellen van taxaties;
• Je beheert de mailbox van verhuur: je belegt de acties bij de juiste personen (jijzelf of anderen binnen de organisatie) en zorgt voor opvolging van de acties en verzorgt een goede, duidelijke en tijdige correspondentie;
• Je toetst de juistheid van de facturen die voortvloeien uit de overeenkomsten, denk aan huurkosten, indexeringen, servicekosten en dergelijke; 
• Verder ben jij verantwoordelijk voor het periodiek aanleveren van de juiste informatie aan huurders, zodat zij betalingen kunnen verrichten en de kosten in hun administratie kunnen verwerken;
• Daarnaast houd je huurders op de hoogte van aflopende overeenkomsten en zorg jij daarbij voor de juiste opvolging;
• Jouw sterke communicatieve vaardigheden stellen je in staat om effectief te schakelen met huurders en vragen binnen 24 uur te beantwoorden;
• Je signaleert afwijkingen, risico's en verbeterpunten in lopende contracten;
• Je werkt samen met de technische collega’s en externe leveranciers;
• Andere voorkomende administratieve werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden

• Jij bent verantwoordelijk voor het periodiek aanleveren van de juiste gegevens aan huurders, zodat zij betalingen kunnen verrichten en de kosten in hun administratie kunnen verwerken;
• Daarnaast houd je huurders op de hoogte van aflopende overeenkomsten;
• Jouw sterke communicatieve vaardigheden stellen jou in staat om effectief te schakelen met huurders en andere stakeholders, en vragen binnen 24 uur te beantwoorden;
• Jij stelt managementrapportages op ten behoeve van de RvC en AvA;
• Jij bent verantwoordelijk voor de tijdige signalering van aflopende overeenkomsten, evenals de tijdige aanlevering van de juiste gegevens aan de administratie voor de correcte verwerking van de huurindexaties;
• Jij voert de correspondentie en volgt de acties op uit de diverse VVE’s.