INBO zoekt Medewerker secretariaat

Voor ons toonaangevende architectenbureau in Amsterdam (INBO) zoeken wij een organisatietalent dat graag de touwtjes in handen neemt. Ben jij die verbinder die energie krijgt van regelen, organiseren en ontzorgen, vooral op administratief en facilitair gebied? Dan maken wij graag kennis met jou! Wat ga je doen? Jij bent degene die het gewoon regelt. Achter de schermen zorg jij dat alles klopt, loopt en op tijd gebeurt. Van agenda’s tot mailboxen en van vragen tot administratie: jij houdt het overzicht en pakt door. In de dynamiek van een werkdag, waarin partners in- en uitvliegen, houd jij je moeiteloos staande. Daarmee ben jij een onmisbare schakel in het team. Je beheert de agenda’s en mailboxen en zorgt dat afspraken logisch gepland zijn en opgevolgd worden. Berichten, vragen en verzoeken komen bij jou binnen en jij zorgt dat ze snel op de juiste plek belanden. Je neemt de telefoon aan, verwerkt de post en houdt grip op alles wat binnenkomt en uitgaat. Daarnaast pak je allerlei administratieve werkzaamheden op. Je ondersteunt bij documentatie, houdt gegevens bij en bewaakt processen. Je ziet waar het beter kan en neemt initiatief om dingen slimmer te regelen en pakt dit proactief op. Ondertussen houd je ook een oog op wat er op kantoor nodig is. Je schakelt met leveranciers en zorgt dat de basis gewoon goed geregeld is. Je bent ook een belangrijke factor in de sfeer op kantoor. Je verwelkomt gasten, organiseert lunches en borrels en zorgt dat iedereen zich welkom voelt. Tegelijk ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en kun, als dat nodig is, ook een luisterend oor bieden.  Kortom: jij brengt structuur in de dynamiek. Je zorgt dat alles soepel loopt, zodat collega’s kunnen doen waar zij goed in zijn.