Vereiste ervaring
Starter
Opleidingsniveau
MBO
Standplaats
Amsterdam
Aantal uur / periode
32/40 uur per week
Salarisindicatie
Nader te bepalen
The Oval Office
The Oval Office is een live + communication bureau dat voor passie, creativiteit en no-nonsense staat.
The Oval Office zoekt een Office Manager
De wereld verandert. Snel. Maar er verandert niets aan de essentie van goede communicatie. Daar is één simpele reden voor: mensen willen zich verbonden voelen. Met elkaar en met merken. Merken waar ze al jaren van houden of merken die ze voor het eerst ontmoeten. Wij zorgen voor die verbinding. Van merk tot mens. En vice versa. For real. Empathie. Het is meer dan een buzzword bij The Oval Office. Het is simpelweg ons DNA. We gebruiken empathie om campagnes te creëren die écht impact hebben op de doelgroep van onze klant. Wij nemen de tijd om in de schoenen van de mensen te gaan staan, om te weten wat hen drijft, inspireert, afstoot of aantrekt. Zo leren we de klant en haar doelgroep écht kennen. We omarmen empathie in alles wat we doen, want dat brengt het beste in mensen naar boven. En dus ook in merken. The Oval Office zet de beleving van mensen centraal in elke campagne. Herinner je jouw eerste kus? Precies. Dat is wat we experience-driven noemen. Authentieke en creatieve communicatie die alles durft te mengen: live, social en digital, content en media over alle touchpoints heen. We zijn er trots op dat we voor A-brands mogen werken in heel verschillende sectoren, inclusief de non-profit en de overheid. Ons team van 80 Officers bundelt al haar talent in 8 expertises.
About the job
Wat doe je als Office manager bij The Oval Office? The Oval Office is gevestigd in een uniek pand, een oude diamantslijperij, midden in De Pijp in Amsterdam. Om ervoor te zorgen dat alles op en rond kantoor soepel loopt moeten er veel ballen tegelijkertijd in de lucht gehouden worden. De Office Manager is niet alleen verantwoordelijk voor het facilitair management, maar ondersteunt het hele team voor optimale prestatie. Een mooi kantoor moet goed onderhouden worden. Van huisvesting tot het wagenpark tot het ontvangen van gasten. De Office manager weet zicht te houden op al deze onderwerpen en kan zelfstandig werken. Ook speel je een grote rol in de cultuur van het bedrijf. Je zorgt voor een goede sfeer en je organiseert uitjes, geschenken en momenten voor verjaardagen. Naast de facilitaire taken ondersteunt de Office Manager de HR Officer. Je fungeert ook als vertrouwenspersoon en je neemt de verantwoordelijkheid over verschillende administratieve taken, gerelateerd aan verloning, verzuim, onboarding en IT. Wat zijn je taken?
- Ondersteuning van de Managing Director met het maken van afspraken, relatiebeheer en administratie.
- Nauwe samenwerking met en ondersteuning van de stafmedewerkers in het anchor team (Finance, Office)
- Je zorgt dat de verschillende faciliteiten op orde zijn, zoals huisvesting, schoonmaak, computers, telefoons, printers en auto’s en kijkt altijd naar een optimalisatie hiervan en een zo gunstig mogelijk inkoop.
- Je begeleidt de CFO bij het afsluiten of verlengen van verzekeringen en contracten.
- Je ontvangt onze klanten als ze op kantoor zijn en bent ook het vriendelijke eerste contact als klanten bellen of mailen.
- Je ondersteunt waar nodig projectmanagers op projecten bij het bestellen van goederen, catering, verzendingen of bij het organiseren van zakelijke reizen en hotelboekingen.
- Je draagt zorg voor arbeid secundaire voorwaarden als telefoons en abonnementen, treinkaarten, laptops.
- Je organiseert verjaardagen en cadeautjes en bloemen voor verschillende belangrijke momenten.
- Je ziet toe op een correcte toepassing van het algemene werkreglement (TheO) door medewerkers en zorgt ervoor dat dit up-to-date is.
- Je draagt bij aan een positieve teamspirit en cultuur. Het voorbereiden van een voedzame, duurzame lunch.
- Je hebt affiniteit met IT-gerelateerde zaken. Onderhouden van de contacten/relatiebeheer in de buurt (ondernemers, garage, buurtbewoners).
Dit is wie je bent
Wie ben jij als professional?
- Ervaring als office manager/secretaresse (minimaal 3 jaar in een soortgelijke functie)
- Minimaal MBO werk- en denkniveau
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse én de Engelse taal in woord en geschrift
- Nieuwsgierig van aard en ondernemend.
- Positieve en flexibele instelling
- Gastvrij, nauwkeurig en servicegericht
- Proactief en energiek: je handen jeuken altijd.
- Verbonden, wendbaar en je hebt een sterk inlevingsvermogen.
- Je combineert creativiteit graag met gezond boerenverstand.
Wie ben jij als mens?
- Je bent empathisch van aard en ziet altijd de mens eerst, pas daarna de professional.
- Je vindt het leuk om jezelf te verbinden met iedereen binnen het 24-koppige team en om goede connecties op te bouwen.
- Je hebt een flinke dosis humor en houdt ervan om af en toe lekker te ‘ouwehoeren’ met anderen.
- Je bent vooral lekker jezelf, meer heb je niet nodig!
Dit is wat je krijgt
- Een cultuur die gebouwd is op plezier, verbinding en empathie.
- Een marktconform salaris en jaarlijks opleidingsbudget.
- De ruimte om te ondernemen en jezelf te ontwikkelen.
- Een gezonde huisgemaakte lunch. (voornamelijk vegetarisch)
- Een mooi kantoor middenin de Pijp, inclusief jukebox en pingpongtafel.
- Het allergezelligste team met collega’s in 3 verschillende landen.
- Regelmatige borrels, feestjes en uitjes met het team.
Work Talks
Wil je een stap vooruit zetten in je carrière? Ben je op zoek naar meer dan alleen reguliere coaching? Bij ons, Vacature Via, kun je dan in gesprek met 1 van onze experts.
Is deze job
perfect voor
jou?
Klinkt deze functie als muziek in je oren en wil jij graag hier werken? Of ken jij iemand die perfect is voor deze job? Klik dan snel op een van de onderstaande buttons! #yousnoozeyoulose
Jammer, deze vacature is verlopen!
Je kunt niet meer reageren op deze vacature.
